Enfoque por industria
Contador para camioneros y transporte
Operadores propietarios, empresas de flotas, corredores de carga, servicios de mensajería y proveedores de logística: manejamos IFTA, viáticos, la depreciación de la Sec. 179 y el cumplimiento de los 1099 de los conductores, manteniendo su operación lista para la carretera y a prueba de auditorías.
Cómo trabajamos con esta industria
Los operadores independientes y las flotas pequeñas tienen un problema de registros disfrazado de problema de impuestos. El combustible, los peajes, las reparaciones, el viático y el equipo se tienen que sustentar, y los estados de liquidación de una compañía no son lo mismo que un juego de libros. Construimos el registro para que las deducciones se sostengan y mantenemos las presentaciones al día.
Casi todo empieza con el estado de liquidación. La compañía o la empresa de factoraje descuenta adelantos de combustible, seguro, escrow y reclamos de carga antes de que el dinero llegue a su cuenta, así que el depósito nunca es el ingreso. Registramos la liquidación bruta y cada descuento en su propia línea, y luego lo amarramos al banco. Eso es lo que le permite leer el costo por milla en vez de intuirlo desde el saldo bancario.
Lo demás es nómina y carretera. Que un chofer vaya en W-2 o en 1099-NEC cambia lo que usted debe y lo que presenta, y operar en varios estados levanta preguntas de registro que siguen al camión y no a la oficina. Llevamos las millas y el combustible por jurisdicción para que la declaración trimestral de IFTA salga de datos reales, corremos los pagos y las presentaciones federales a tiempo, y presentamos el Formulario 2290 cuando toca.
Lo que hacemos
Lo que manejamos para transporte de carga
El trabajo recurrente detrás de los libros de un transportista, armado alrededor de liquidaciones, equipo y millas y no de un catálogo de cuentas genérico.
Detalle de liquidaciones y factoraje
Liquidación bruta, adelantos de combustible, seguro, escrow y descuentos por reclamos registrados en líneas separadas, y luego conciliados con el depósito que de verdad entró al banco.
Registros de combustible, peajes y viático
El registro de viajes, los recibos de combustible y los estados de peajes que sustentan la deducción, capturados cuando ocurren y no rearmados desde una carpeta de papeles al momento de presentar.
Equipo, financiamiento y depreciación
Las compras de tractores y remolques registradas a su costo total, que es la base desde la que se deprecia, con el préstamo llevado aparte para que cada pago se reparta entre capital e intereses en vez de irse entero a gastos, y la decisión de capitalizar o deducir tomada a propósito y no por inercia.
Pago a choferes y reporte de contratistas
Pagos, Formulario 941, Formulario 940 y el impuesto de reempleo de Florida a tiempo, más un reporte limpio de W-2 y 1099-NEC para que la clasificación sea una decisión suya y defendible.
Registros de IFTA y Formulario 2290
Millas y combustible por jurisdicción para que la declaración trimestral de IFTA sea un cálculo y no una reconstrucción, con el impuesto sobre vehículos pesados atendido junto a ella.
Puesta al día y limpieza en QuickBooks
Meses de liquidaciones sin registrar puestos al día en QuickBooks, conciliados contra el banco y la tarjeta de combustible, y luego colocados en una cadencia que se sostiene.
Problemas comunes
Dónde fallan los libros de una empresa de transporte
Cuatro fallas que aparecen una y otra vez en los archivos de operadores independientes y flotas pequeñas.
Tratar el depósito como ingreso
Registrar la liquidación neta esconde los adelantos, el seguro y los reclamos descontados antes. El ingreso se ve chico, los costos se vuelven invisibles y el costo por milla pasa a ser algo que usted intuye en lugar de saber.
Viático sin viaje que lo respalde
La deducción se apoya en el registro de las noches fuera, no en la cifra que se anota al cerrar el año. Para un operador independiente es una deducción; para un chofer en W-2 solo le llega a través del plan de reembolso de la compañía. Sin bitácoras con fecha es lo primero que se cae cuando se examina una declaración.
Deducir el pago del camión completo
El pago de un préstamo es capital más intereses, y solo una parte va a gastos. Registrar el pago entero como costo distorsiona el año y entierra la base desde la que se deprecia el equipo.
Clasificar choferes por costumbre
Empleado o contratista depende del derecho que usted tenga a controlar la forma en que se hace el trabajo, no de qué es más fácil de pagar por el banco ni de cómo se titule el contrato. Dejar ese derecho en el contrato y simplemente no ejercerlo no resuelve la pregunta. Corregirlo sale mucho más barato hecho a propósito que descubierto en una auditoría, y las disposiciones de alivio que lo mantienen accesible solo siguen abiertas para el empleador que ha sido consistente y ha presentado los reportes informativos.
Servicios que ofrecemos en esta industria
Los servicios más usados por empresas en esta industria. Cada uno dirigido por un Agente Inscrito (EA).
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Preguntas comunes
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