Penalidad de Recuperacion del Fondo Fiduciario: lo que los duenos de negocios deben saber antes de que actue el IRS

El IRS describe los impuestos del fondo fiduciario como los impuestos sobre ingresos y FICA que un empleador retiene de los cheques de pago de sus empleados y mantiene en fideicomiso hasta realizar un deposito fiscal federal.^[1] El nombre refleja la realidad legal: estos fondos no pertenecen al empleador. Corresponden al empleado y al gobierno federal, y el empleador es simplemente un custodio temporal.

Esta distincion importa para los clientes de servicios de nomina porque un deposito tardio, incluso por unas pocas semanas, puede desencadenar una consulta del IRS. Los depositos tardios del fondo fiduciario tienen su propia estructura de penalidades, pero la Penalidad de Recuperacion del Fondo Fiduciario es una consecuencia separada y mucho mas grave por el no pago voluntario.

El IRS define a la persona responsable como cualquier individuo que tiene tanto una obligacion legal como autoridad suficiente sobre la recaudacion, contabilidad y pago de los impuestos del fondo fiduciario.^[2] La categoria no se limita a quien ocupa el cargo de oficial de nomina: los tribunales han considerado responsables a oficiales, directores, accionistas mayoritarios e incluso contadores externos. La prueba se basa en la funcion real y el control, no en el titulo del puesto.

Mas de una persona puede ser persona responsable por la misma obligacion no pagada. El IRS puede evaluar la penalidad completa contra cada una, aunque solo cobra una vez.

El monto de la penalidad equivale al saldo no pagado del impuesto del fondo fiduciario.^[3] No es un porcentaje ni una escala gradual. Si una empresa no remitio una cantidad determinada de impuestos retenidos, cada persona responsable que actuo voluntariamente enfrenta responsabilidad personal por ese monto completo. No existe limite maximo ni reduccion por haber pagado con fondos corporativos mas tarde: la penalidad personal permanece hasta que el saldo del fondo fiduciario se pague en su totalidad.

Para los duenos de negocios que coordinan obligaciones externas de nomina, consulte nuestra pagina preparacion de impuestos empresariales para saber como integramos el cumplimiento de nomina dentro de su panorama fiscal anual.

La intencion es un elemento necesario, pero no exige fraude ni proposito malicioso. El IRS considera que existe intencion cuando la persona responsable conocia los impuestos no pagados, o razonablemente debia haberlos conocido, y luego eligio ignorar la obligacion legal o permanecio completamente indiferente a lo que se debia.^[4]

El estandar practico es bajo. Si firmo cheques a otros acreedores despues de saber que los impuestos sobre nomina estaban vencidos, el IRS argumentara que eligio priorizar otras obligaciones sobre el deposito fiscal federal. Los tribunales han coincidido de manera consistente.

Antes de evaluar formalmente la penalidad, el IRS generalmente entrevista a la persona que esta considerando. El IRS puede pedirle al candidato que complete una entrevista para determinar el alcance completo de sus deberes y responsabilidades.^[5] Las preguntas cubren quien controlaba las finanzas, quien firmaba los cheques, quien estaba al tanto de los impuestos vencidos y quien tenia autoridad para dirigir los pagos.

La representacion durante esta entrevista es su derecho. Consulte nuestra guia representacion ante el IRS en auditorias para saber como un Agente Inscrito (EA) interactua con los examinadores del IRS en su nombre.

Si el IRS propone una evaluacion de Penalidad de Recuperacion del Fondo Fiduciario, emitira una carta dandole 60 dias para apelar, o 75 dias si la carta le fue dirigida fuera de los Estados Unidos.^[6] Perder este plazo convierte la propuesta en una evaluacion formal, despues de la cual sus opciones se limitan a pago, plan de pago o litigio.

Si usted o su negocio opera en una industria de alto uso de efectivo, comuniquese con nosotros antes de que llegue un contacto del IRS. Nuestros clientes de clientes de restaurantes y servicios de alimentos estan desproporcionadamente representados en casos de TFRP porque la nomina de empleados con propinas crea complejidad de cumplimiento facil de manejar incorrectamente.