Carta 147C del IRS: cómo obtener la verificación escrita de su EIN

La Carta 147C es la reemisión escrita del IRS de un Employer Identification Number ya asignado a su entidad. El IRS le indica al llamante que perdió el aviso original que llame a la línea de business and specialty tax y pida la Carta 147C, EIN Previously Assigned.^[2] La carta no es un EIN nuevo. Es la prueba documental del que su negocio ya tiene.

Un EIN es un número de 9 dígitos (por ejemplo, 12-3456789) asignado a empleadores, propietarios únicos, corporaciones, sociedades, sucesiones, fideicomisos, ciertas personas y otras entidades para fines de presentación y reporte tributario.^[1] Un banco, un procesador de pagos, un proveedor de nómina, una aseguradora o un agente extranjero de retención no abrirá la cuenta, no emitirá el cheque ni procesará la certificación del proveedor sin confirmar ese número por escrito. La Carta 147C es el documento que el IRS creó para llenar exactamente ese vacío, y es la única vía por la que la mayoría de los negocios reemplaza un aviso de confirmación perdido después del hecho.

El CP 575 es lo que el IRS envía por correo o muestra en pantalla en el momento en que su EIN se asigna por primera vez. Se emite una sola vez, y el IRS no lo reimprime. Una fotocopia que dio vueltas en un archivador durante años es lo que la mayoría de los negocios ya no encuentra. El IRS ahora indica que un usuario elegible de la Business Tax Account puede descargar un aviso CP575 digital, el Employer Identification Number Verification Notice, dentro de BTA.^[3] Cuando la entidad califica para una Business Tax Account, esa vía es más rápida que una llamada. Cuando no califica, la Carta 147C es la prueba equivalente del mismo EIN.

Ambos documentos muestran el nombre legal de la entidad, la dirección en el registro y el EIN. Los dos son aceptados por todo banco o agente de retención que pida la carta del EIN. La elección entre ambos es procesal, no de fondo: el CP 575 es de una sola emisión, y la 147C está disponible en cualquier momento, por la vida del EIN, para toda entidad cuya parte responsable pueda ser verificada. Por eso la solicitud en línea del EIN termina con la instrucción de imprimir la carta de confirmación del EIN para los registros del solicitante.^[11] Imprima la original una vez y trátela como un pasaporte. Cada reemplazo posterior pasa por la puerta de la 147C.

La solicitud casi nunca viene del IRS. Viene de un tercero que decidió que el aviso de confirmación de una sola emisión no alcanza o no existe en su expediente. En nuestra práctica el pedido aparece en cuatro lugares recurrentes.

Bancos y corredoras la piden cuando la cuenta se abrió años atrás contra una fotocopia que el equipo de cumplimiento ya no localiza, y bloquean las siguientes transacciones hasta que haya un documento fresco del IRS en la carpeta. Los proveedores de nómina la piden antes de correr el primer pago, porque una remesa de impuestos de empleo rechazada le cuesta al proveedor su propio dinero. Los agentes extranjeros de retención que le pagan a una LLC de EE. UU. la piden junto con su propio expediente de certificaciones tributarias, porque la documentación del pagador debe coincidir con el registro del IRS si lo auditan. Y un comprador sucesor en una adquisición insiste en la 147C al cierre para que el EIN adquirido quede en el mismo pie que todo lo demás que cambió de manos. Los encargos de contabilidad para pequeñas empresas que tomamos casi siempre empiezan por sacar una de estas cartas antes de tocar cualquier otra cosa en los libros.

Por teléfono. El IRS indica un solo número para pedidos relacionados con el EIN: llame a la línea de business and specialty tax al 800-829-4933 (TTY 800-829-4059).^[4] La mayor parte de la llamada es la verificación de identidad que ocurre antes de que el asistente confirme el EIN. Tenga a la mano el nombre legal de la entidad, la dirección exacta que el IRS conserva en el registro (la actual, no la histórica), la fecha de formación de la entidad y el nombre y número de Seguro Social o ITIN de la parte responsable antes de marcar.

Una vez verificado el llamante, el asistente confirma el EIN verbalmente. Si lo pide, el IRS envía la Carta 147C por fax a un número que usted proporcione durante la llamada, por lo general con la llamada aún abierta, o por correo a la dirección de registro. El fax es más rápido y es lo que la mayoría pide. La versión por correo puede demorar varias semanas en llegar. Ninguno de los dos canales acepta correo electrónico, y no existe un formulario en línea de autoservicio para la 147C. Guarde la portada del fax, porque bancos y proveedores de nómina la archivan al lado de la carta como comprobante de recepción.

El IRS entrega la Carta 147C solo a una persona que pueda vincular con la cuenta de la entidad. En la solicitud del EIN el solicitante debe nombrar a la persona a cargo de la entidad y de sus activos, llamada la parte responsable.^[5] Esa parte responsable, junto con un oficial de una corporación, un socio de una sociedad y el propietario único de un negocio no incorporado, puede llamar directamente.

Cualquier otra persona necesita autorización por escrito. Un representante tributario que actúa por usted llama a la misma línea 800-829-4933, pero el IRS no revela el EIN de la cuenta hasta que exista un Poder Legal Tributario válido o una Autorización de Información Tributaria en el expediente para ese asunto tributario. Un contador auxiliar, un representante externo o un empleado del agente de formación es un tercero por defecto y no obtiene nada sin esa autorización. Para dueños de negocio que ya tienen un profesional a cargo de la correspondencia federal, presentar la autorización de antemano convierte una llamada de verificación larga en una corta.

La vía depende de dónde esté el lugar principal de negocio. Una LLC de Florida de propiedad extranjera manejada desde Miami es una entidad de EE. UU. con una dirección de EE. UU., así que la parte responsable o el representante autorizado usa la línea estándar 800-829-4933 descrita arriba.

Una entidad extranjera sin lugar principal de negocio en EE. UU. es distinta. El IRS envía a esos llamantes a una línea internacional aparte. Los solicitantes cuyo lugar principal de negocio está fuera de Estados Unidos solicitan o verifican un EIN por teléfono al 267-941-1099, de lunes a viernes, de 6 a. m. a 11 p. m. hora del Este.^[8] La misma línea maneja los pedidos de la Carta 147C para un EIN previamente asignado a una entidad extranjera. Aplican dos realidades prácticas. La línea internacional tiene una sola cola para todo el llamante extranjero de negocio, así que planifique tiempos de espera reales. Y el IRS exige que el nombre del llamante coincida con la parte responsable de registro o con el tercero designado en el SS-4 original, que para muchas entidades de propiedad extranjera es el contador o agente en EE. UU. que manejó la formación, no el dueño extranjero. Cuando el dueño extranjero llega a la cola sin ninguno de esos roles, la llamada termina sin carta. Esa es una de las razones por las que las entidades que pasan por nuestro trabajo de impuestos para LLC de propiedad extranjera y por nuestros encargos de servicios para entidades estadounidenses de propiedad extranjera mantienen la parte responsable y los documentos de autorización al día desde el inicio.

Eso pasa más seguido de lo que debería. La persona que firmó el SS-4 original, ya sea un agente de formación, un primer socio o un oficial anterior, suele seguir siendo la parte responsable de registro años después de que el fundador tomó las riendas. El IRS no entrega la Carta 147C a un llamante que no sea esa persona o un tercero autorizado, y no actualiza el registro de la parte responsable por teléfono.

La solución es el Formulario 8822-B. La página About Form SS-4 lo dice claramente: mantenga la información del Formulario SS-4 al día y use el Formulario 8822-B para reportar cambios en la parte responsable, la dirección o la ubicación.^[9] El plazo es una regla dura, no una sugerencia: los cambios en la parte responsable deben reportarse al IRS dentro de 60 días.^[9] Perder ese plazo no lleva una multa monetaria mencionada en el código, pero el IRS igual rechaza la 147C hasta que la actualización se procese, y eso puede tomar semanas después de que el formulario llegue al centro de servicio. Si no ha confirmado a quién muestra el IRS como su parte responsable desde que la entidad se formó, empiece por ahí. Nuestra guía de reporte BOI para empresas extranjeras explica la regla paralela de FinCEN, que también depende de saber quién es su parte responsable, y suele ser el contexto en que aparece esta discrepancia.

El atajo tentador cuando la verificación telefónica se siente pesada es abrir la herramienta en línea del EIN y presentar un SS-4 nuevo. No lo haga. El IRS lo deja: usted puede solicitar solamente 1 EIN por parte responsable por día,^[10] y la herramienta le devuelve un número nuevo esa misma tarde. Pero un segundo EIN para la misma entidad crea dos cuentas del IRS separadas para un solo contribuyente, lo que cascadea en desajustes duplicados de impuestos de nómina, declaraciones informativas duplicadas, remesas de salarios divididas entre cuentas, y una presentación estatal de impuesto sobre las ventas o de Sunbiz atada al número equivocado.

La limpieza de un EIN duplicado es peor que la espera de una 147C. Hay que cerrar una de las dos cuentas por pedido escrito, y hasta que se cierre el proveedor de nómina, el banco y el estado tienen que ser avisados por separado de cuál número es el vigente. Cuando un cliente llega a nuestro encargo de formación de empresas con dos EIN para una sola entidad, la primera semana del encargo se va en deshacer la segunda solicitud. Aquí también importa otra regla del IRS: se necesita un EIN nuevo, en general, cuando cambia la propiedad o la estructura de la entidad.^[7] Reemitir un EIN porque no se encuentra el aviso original no está en esa lista.