Inscripción automática SECURE 2.0: qué planes 401(k) nuevos deben inscribir empleados

La inscripción automática convierte la respuesta por defecto sobre un plan de retiro de empresa de un no a un sí. Según el IRS, la función permite al empleador deducir automáticamente aportes electivos del salario del trabajador salvo que el trabajador se rehúse activamente o elija un monto distinto.^[1] Un empleado elegible queda inscrito en el momento en que supera el período de espera del plan, y el dinero comienza a fluir a la cuenta del plan en el siguiente ciclo de nómina si el trabajador no actúa.

El Congreso hizo obligatoria la función para la mayoría de los planes nuevos en la Ley SECURE 2.0 de 2022. La Ley añadió una nueva sección 414A al Internal Revenue Code, y la regla entra en vigor para años del plan iniciados después del 31 de diciembre de 2024.^[9] El objetivo de política es cerrar la brecha de participación: los trabajadores elegibles que nunca llenan el papeleo. Configurar el plan con un socio de servicios de nómina que pueda cablear las deducciones bien desde el día uno es lo que hace operacional el mandato en lugar de un ejercicio de cumplimiento en papel.

Todo plan 401(k) o 403(b) establecido después del 29 de diciembre de 2022 cae bajo la regla.^[5] La fecha no es decorativa: es el día en que la Ley SECURE 2.0 entró en vigor y marca la línea entre un acuerdo de aplazamiento en efectivo pre-promulgación, que queda fuera del mandato, y todo plan adoptado después, que queda dentro. Un plan se considera establecido en la fecha en que se adoptó por primera vez el documento del plan que prevé el acuerdo de aplazamiento en efectivo, aunque la fecha de vigencia sea posterior.

La traducción práctica para el dueño de un pequeño negocio en Miami que configura un primer 401(k) hoy es directa: el documento del plan debe incorporar un acuerdo de contribución automática elegible, o el plan no es un 401(k) calificado en absoluto. Lo que está en juego pesa, porque perder el estatus calificado descalifica deducciones y puede empujar las contribuciones al ingreso bruto del año en curso de los participantes. Por eso el diseño de plan para uno nuevo no es una tarea para una plantilla estándar. Es un compromiso de soluciones de asesoría junto con un administrador tercero especializado que redacte un documento conforme.

La sección 414A(b)(3) fija tanto un piso como un techo al diferimiento por defecto. La tasa inicial debe caer entre 3 por ciento y 10 por ciento.^[4] Ese rango deja al patrocinador del plan margen para elegir una tasa que encaje con la fuerza laboral (una tasa más alta produce más ahorro; una más baja reduce el impulso a rehusarse) sin dejar que ningún extremo absorba la política.

Después del primer año del plan de participación, la tasa sube un punto porcentual cada año, subiendo hasta el tope que el plan elija entre 10 por ciento y 15 por ciento.^[4] Un plan que comienza a un trabajador en 3 por ciento, por ejemplo, lleva la deducción a 4, 5, 6 y 7 por ciento durante los cuatro años del plan siguientes, y la escalera continúa hasta el techo elegido por el plan. Los trabajadores pueden anular el valor por defecto en cualquier momento, así que la escalada es un empujón, no un candado.

La sección 414A(c) talla siete categorías fuera de la regla de inscripción automática. Las exenciones se negociaron para dar a los empleadores más pequeños y jóvenes tiempo para armar un plan en sus propios términos y para dejar en paz ciertos tipos de planes de larga data. Saltarse una exención línea por línea es común, así que léalas una vez y coteje su plan con cada una antes de asumir que debe cumplir.^[5]

El IRS clasifica la inscripción automática en tres modalidades, y el mandato SECURE 2.0 exige la del medio. Un acuerdo de contribución automática básico (ACA) simplemente inscribe a los empleados en la tasa por defecto del plan. Un acuerdo de contribución automática elegible (EACA) hace lo mismo pero añade un resguardo específico al participante: el plan puede permitir que los empleados retiren las aportaciones automáticas más cualquier ganancia dentro de 90 días de la primera aportación automática.^[2] Esa ventana de retiro es un regalo real al empleado que revisa el recibo de pago, se da cuenta de lo que ocurrió y quiere revertir el curso.

Un acuerdo de contribución automática calificado (QACA) añade encima el estatus de puerto seguro, exonerando al plan de ciertas pruebas de no discriminación. El diseño QACA sube al participante paso a paso: el diferimiento por defecto arranca en 3 por ciento y sube a 6 por ciento, con un tope duro en 10 por ciento.^[3] Un QACA también exige aportes de contrapartida o no electivos del empleador, y los trabajadores adquieren esas aportaciones del empleador tras no más de 2 años de servicio.^[3] La sección 414A exige la estructura EACA como mínimo; si se añade el estatus de puerto seguro QACA es una decisión de diseño.

La historia de créditos tributarios es la razón para mirar los costos de cumplimiento junto con el mandato. El Congreso emparejó la regla de inscripción automática con dos créditos federales diseñados para amortiguar el esfuerzo de configuración.

El primero es el crédito por costos de arranque de plan de pensiones para pequeños empleadores bajo la sección 45E. En palabras del IRS, los empleadores elegibles pueden reclamar un crédito de hasta $5,000 al año por tres años por los costos ordinarios y necesarios de iniciar un plan calificado como un 401(k).^[7] El crédito se reclama en el Formulario 8881 y está limitado a empleadores con 100 o menos empleados que hayan recibido al menos $5,000 en compensación.^[7]

El segundo es el crédito por inscripción automática bajo la sección 45T. Un empleador elegible que añade una función de inscripción automática a un plan puede reclamar un crédito de $500 al año por un período gravable de tres años que comienza con el primer año fiscal en el que la inscripción automática esté vigente.^[8] Los dos créditos se apilan y ambos alimentan el crédito comercial general. Un iniciador de plan con menos de 100 empleados puede así recuperar una porción significativa de los costos de administrador tercero y de integración de nómina.

La mecánica del aviso es lo que separa un plan conforme de una falla técnica. Bajo las reglas del EACA, el plan debe aplicar su tasa de diferimiento por defecto de forma uniforme a cada empleado elegible tras entregar el aviso requerido.^[2] A un empleado elegible se le debe decir por escrito cuál es la tasa de diferimiento por defecto, que tiene el derecho de rehusarse o elegir un monto distinto, cómo se invertirá el dinero si no elige nada, y cómo funciona la ventana de retiro de 90 días.^[2]

La mayoría de las plataformas de nómina puede emitir el aviso requerido, pero solo si el documento del plan, la configuración de nómina y la cola de inscripción están cableadas juntas correctamente. Un modo de falla común que vemos con planes nuevos es un aviso que se envía al empleado pero que nunca se vincula a la fecha de inicio del diferimiento que exige el documento del plan. Ese desajuste aparece en una auditoría del plan, no en el registro de nómina, así que no sale a la superficie hasta que cierra el año del plan. Un compromiso de contabilidad para pequeñas empresas junto con el administrador tercero del plan es lo que mantiene el aviso, el diferimiento y el documento del plan en acuerdo.

Las reglas de inversión por defecto del Departamento del Trabajo resuelven el problema para el patrocinador del plan. El dinero que el EACA barre sin elección de inversión del participante debe caer en una alternativa de inversión por defecto calificada bajo 29 CFR 2550.404c-5.^[4] En la práctica, la mayoría de los planes dirige el dinero por defecto a un fondo de fecha objetivo alineado con el año proyectado de retiro del participante, a un fondo balanceado o a una cuenta administrada.

Acertar con la inversión por defecto es también como el patrocinador del plan limita su propia responsabilidad fiduciaria. El participante del plan queda libre de redirigir el dinero en cualquier momento, pero el patrocinador puede apuntar al puerto seguro QDIA como evidencia de que el valor por defecto fue prudente. Esa protección importa más cuando los mercados caen y los trabajadores que nunca se rehusaron comienzan a preguntar quién decidió invertir sus deducciones de nómina.

La inscripción automática es una pieza de una obra mayor del SECURE 2.0 que rediseña cómo se configuran, reportan y contrapartean las deducciones de retiro. Añadir la función de inscripción automática rara vez llega sola: aterriza con preguntas de aportes catch-up Roth, asuntos de contrapartida Roth designada por el empleador y la mecánica de reporte para las cuentas de ahorro de emergencia vinculadas a la pensión. Para lectores que ya tienen un plan solo y quieren contexto sobre dónde encajan las conversiones Roth junto con las contribuciones automáticas, nuestra guía guía del mega backdoor Roth con Solo 401(k) cubre el lado Roth de la arquitectura de retiro.

Para una firma en crecimiento que arma un primer plan alrededor de una fuerza laboral profesional, nuestro trabajo de asesoría tributaria para servicios profesionales se sienta en la intersección del aviso de inscripción automática, el archivo de deducciones de nómina y el reporte de fin de año. Que los tres coincidan es la tarea del día uno de quien implementa el plan, y es la razón por la que un iniciador de plan debe tratar la configuración como un proyecto con presupuesto real y no como un casillero en una plataforma de nómina.