Formulario W-8 BEN vs W-8 BEN-E: el W-8 correcto para el dueño extranjero de una LLC

El Formulario W-8 BEN es el certificado que firma un individuo extranjero para decirle a un agente de retención o pagador en EE. UU. que la persona es un beneficiario efectivo extranjero de un monto sujeto a retención.^[1] El IRS pide a los individuos extranjeros presentarlo cuando el pagador lo solicite, aunque no estén reclamando una tasa reducida por tratado.^[2]

El formulario no se manda al IRS. Va a la persona que lo pide: un banco estadounidense que paga intereses, una casa de bolsa que paga dividendos, un negocio que paga a un contratista extranjero o cualquier otro pagador que liquide ingresos anuales o periódicos, fijos o determinables, de fuente estadounidense. El agente de retención se basa en el formulario para aplicar la tasa correcta. Sin un W-8 BEN válido en archivo, el pagador aplica la presunción de persona extranjera y no queda disponible ninguna tasa reducida por tratado. Para ver cómo la documentación W-8 encaja con los otros reportes internacionales que un dueño extranjero ya puede deber, consulte guía de reporte tributario del negocio estadounidense de propiedad extranjera.

El Formulario W-8 BEN-E es la versión para entidades del certificado de beneficiario efectivo. El IRS indica que lo usan las entidades extranjeras para documentar su estatus a efectos de capítulo 3 y capítulo 4, así como otras disposiciones del Código.^[3] El capítulo 3 es el marco general de retención de EE. UU. sobre pagos de ingresos anuales o periódicos, fijos o determinables, de fuente estadounidense a personas extranjeras. El capítulo 4 es el marco de la Foreign Account Tax Compliance Act, que obliga a las instituciones financieras extranjeras y a ciertas entidades extranjeras no financieras a documentar su estatus FATCA o enfrentar retención por defecto.^[9]

Como un solo formulario cumple dos funciones, el W-8 BEN-E es más largo y más denso en clasificaciones que el W-8 BEN individual. Una entidad extranjera debe identificar tanto su clasificación tributaria para retención estadounidense como su estatus de capítulo 4: institución financiera extranjera participante, entidad extranjera no financiera activa, entidad extranjera no financiera pasiva, entidad patrocinada, y así sucesivamente. Una entidad extranjera que se equivoca en el formulario arriesga que le retengan a la tasa incorrecta o que la traten como beneficiaria no documentada.

Una LLC estadounidense no firma su propio W-8 cuando es una entidad desconsiderada para efectos federales. Una LLC de miembro único es desconsiderada por defecto, así que el pagador debe mirar a través de la LLC hacia su único dueño. Si ese dueño es un individuo extranjero, el dueño entrega al agente de retención el Formulario W-8 BEN.^[1] Si el dueño es una entidad extranjera (una S.A. de C.V. mexicana, una S.A.S. colombiana, una compañía de Islas Caimán, un fideicomiso o una sociedad extranjera), esa entidad entrega el Formulario W-8 BEN-E.^[3]

La regla cambia solo si la LLC eligió ser tratada como corporación para efectos federales. Una vez elegida, la LLC misma es el contribuyente y presenta el Formulario W-9 como corporación estadounidense, porque una corporación formada en EE. UU. es una persona estadounidense sin importar quién la posea.^[6] Si su LLC de Florida se formó con dueño extranjero y aún no ha decidido la clasificación tributaria, esa decisión afecta tanto el W-8 que firma el dueño ante el pagador como las propias declaraciones federales de la LLC; ese análisis pertenece a formación de empresas. El cumplimiento específico para dueños extranjeros también impulsa el reporte que manejamos en servicios para entidades estadounidenses de propiedad extranjera.

El agente de retención pide un W-8 antes de pagarle. La instrucción del IRS es que un individuo extranjero entregue el Formulario W-8 BEN al agente de retención o pagador cuando este lo solicite, sin importar si el individuo reclama una tasa reducida o una exención de retención.^[2] Los detonantes comunes incluyen abrir una cuenta en una casa de bolsa o banco estadounidense como inversionista extranjero, incorporarse como contratista extranjero ante un negocio estadounidense, recibir dividendos o intereses de fuente estadounidense, recibir regalías por derechos de autor en EE. UU. o figurar como dueño extranjero ante una entidad estadounidense de liquidación de pagos.

El formulario es una certificación legal, no una presentación. Queda en los registros del pagador y se renueva en un ciclo fijo o cuando cambian sus circunstancias (cambio de domicilio, cambio de residencia fiscal, cambio de forma jurídica o cambio de titularidad). Firmar un W-8 con información que se sabe desactualizada puede anular los beneficios de tratado y, para entidades, romper la documentación de capítulo 4 que el pagador necesita.

Las personas estadounidenses nunca firman un W-8. Firman el Formulario W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification.^[6] Persona estadounidense para este propósito incluye a un ciudadano de EE. UU., un extranjero residente, una sociedad doméstica, una corporación doméstica (una corporación formada bajo la ley de un estado, sin importar quién la posea) y la mayoría de los fideicomisos domésticos. Si una LLC de Florida eligió tributar como corporación, la LLC misma es una corporación estadounidense y entrega el Formulario W-9 a sus pagadores en lugar de cualquier W-8.

La implicación práctica para un negocio de propiedad extranjera: la elección de clasificación que se presenta en la constitución determina si el papeleo de pago inicial es un W-9 de la LLC o un W-8 del dueño extranjero. Hacerlo bien al inicio de una relación con el cliente evita un desajuste posterior, cuando el pagador tenga que volver a pedir la documentación o empezar la retención de respaldo. Nuestro equipo maneja tanto la elección de entidad como la preparación de declaraciones a través de preparación de la declaración empresarial.

Un W-8 le dice al pagador que usted es una persona extranjera y, si aplica, que se aplica una tasa de tratado. A veces se requiere además una divulgación a nivel de declaración. El Formulario 8833 es la "Treaty-Based Return Position Disclosure Under Section 6114 or 7701(b)", y una persona extranjera que toma ciertas posiciones basadas en tratado debe adjuntarla a la declaración.^[8] El W-8 BEN por sí solo no basta cuando se cruza el umbral de divulgación.

Para servicios personales realizados en EE. UU. por un extranjero no residente, el formulario análogo no es el W-8 BEN sino el Formulario 8233, el certificado de exención de retención sobre la compensación por servicios personales de un extranjero no residente.^[10] Un contratista extranjero que presta servicios en suelo estadounidense y quiere una reducción por tratado sobre la retención de tipo nómina usa el Formulario 8233, no el W-8 BEN. Los clientes de Miami que reparten el tiempo entre servicios prestados en EE. UU. e ingresos de inversión pasivos suelen terminar con una combinación de estos formularios, no con uno solo.

Si no envía ningún W-8, el agente de retención no tiene documentación de que usted es un beneficiario efectivo extranjero y debe aplicar las reglas de presunción. Para una entidad extranjera que no documenta su estatus de capítulo 4, el capítulo 4 impone retención por defecto sobre pagos sujetos a retención.^[3] El agente de retención es quien carga con el riesgo de cumplimiento, así que la mayoría de los agentes simplemente se niegan a liberar el pago o aplican la tasa más alta disponible hasta que llegue un W-8 válido.

Si firma el W-8 equivocado (por ejemplo, un dueño individual envía el W-8 BEN-E en lugar del W-8 BEN, o una LLC desconsiderada envía un W-8 a su propio nombre en lugar del nombre del dueño), el pagador suele considerar el formulario inválido y vuelve a aplicar las mismas reglas de presunción. Corregirlo implica firmar el formulario correcto y, en algunos casos, presentar declaración para recuperar los montos retenidos en exceso en una declaración de no residente. Hacer el papeleo bien la primera vez es más rápido y barato que reclamar la retención después.