Crédito Sección 45S por licencia familiar y médica pagada: 12.5% a 25% de los salarios, ahora permanente

La Sección 45S es el crédito empresarial general del Código de Rentas Internas para los empleadores que pagan a sus trabajadores durante una licencia familiar o médica. El IRS lo plantea sin rodeos: la Sección 45S provee un crédito tributario a los empleadores que ofrecen licencia familiar y médica pagada a sus empleados.^[2] El crédito se calcula en el Formulario 8994 y luego fluye a través del General Business Credit en la declaración federal del empleador.^[1]

El rango importa porque pone un número real en lo que cuesta ofrecer licencia pagada. El porcentaje aplicable arranca en un piso de 12.5% y llega a un techo de 25%, aplicado sobre los salarios calificados pagados durante la licencia. Para un empleador pequeño que ya paga algo durante un periodo parental o de recuperación, el crédito puede compensar una parte significativa de ese costo. Para un empleador que no ofrece licencia pagada en lo absoluto, la Sección 45S es el gobierno federal cubriendo hasta una cuarta parte de la nómina de la licencia calificada una vez adoptada una política conforme. Las decisiones sobre la política viven dentro de soluciones de asesoría y el crédito se reclama a través de preparación de la declaración empresarial.

La puerta de entrada es una política escrita. Un empleador elegible es aquel con una política escrita vigente que ofrece licencia familiar y médica pagada y cumple los requisitos mínimos de licencia pagada.^[2] Las FAQ añaden las dos pruebas de fondo: la política debe otorgar al menos dos semanas de licencia pagada al año a todos los empleados calificados de tiempo completo (prorrateadas para los de tiempo parcial), a una tasa que no sea menor al 50% de los salarios que normalmente se pagan al empleado.^[6]

El tamaño no es la puerta; la cobertura sí lo es. El crédito queda abierto a una empresa pública tanto como a un despacho contable en Miami, siempre que la política cubra cada clasificación calificada y corra bajo reglas que reflejen la Family and Medical Leave Act. Para un empleador que no está sujeto a la FMLA (o que tiene empleados calificados fuera del Título I de la FMLA), la política escrita además debe cargar un lenguaje de no interferencia que el IRS especifica: que el empleador no interferirá, restringirá ni negará el ejercicio de ningún derecho que la política concede. Rehacer un manual existente suele ser más rápido que inventarlo, y entra dentro del encargo ordinario de servicios de nómina en lugar de un proyecto aparte.

La definición del IRS es específica. Un empleado calificado es un empleado (según la sección 3(e) de la Fair Labor Standards Act de 1938 (FLSA)) que ha estado empleado por el empleador por un año o más y cuya compensación del año anterior no supera un monto igual al 60% del monto aplicable para ese año bajo la sección 414(q)(1)(B)(i).^[3] Esa segunda cláusula es la que más empleadores entienden mal. El tope se mueve cada año porque flota contra el umbral de los altos ingresos, por lo que un empleado que queda apenas por encima de la línea de 2024 puede volver a ser elegible un año después cuando el monto base sube.

Para una licencia tomada en el año fiscal 2026 el tope de compensación del año anterior es $96,000. El IRS publica la tabla por año directamente en las instrucciones, así que no hay interpretación: una vez que la compensación del año anterior queda en o por debajo de ese número para el año correspondiente, la prueba del año de servicio es el único filtro que queda.

El porcentaje depende de cuánto del salario normal paga la política durante la licencia. Las FAQ lo plantean con claridad: el porcentaje mínimo es 12.5% y se incrementa en 0.25% por cada punto porcentual en que el monto pagado al empleado calificado supere el 50% del salario del empleado, con un máximo de 25%.^[7] Entonces una política que paga el salario normal al piso de 50% aterriza en un porcentaje aplicable de 12.5%; una política que paga el salario normal completo aterriza en el techo de 25%; cada tasa intermedia se ubica en una línea recta entre ambas.

Esa regla de línea recta vuelve la matemática predecible. En el piso de tasa de pago de 50%, el porcentaje aplicable queda en 12.5%, y por cada punto porcentual por encima del 50% el porcentaje aplicable sube en 0.25% hasta llegar al techo de 25%. El porcentaje aplicable multiplica luego los salarios efectivamente pagados durante la licencia calificada, hasta el tope por empleado que carga el estatuto.

La política carga todo el peso de la elegibilidad, así que la redacción es donde está la mayor parte del riesgo. La política debe ofrecer al menos 2 semanas de licencia familiar y médica pagada al año a todos los empleados calificados que no sean de tiempo parcial, y al menos una cantidad proporcional de licencia pagada a los empleados calificados de tiempo parcial.^[6] Además, debe exigir una tasa de pago que no sea menor al 50% de los salarios normalmente pagados al empleado calificado por los servicios prestados al empleador.^[6]

La política tampoco puede excluir ninguna clase de empleados calificados. Para un empleador cuyo personal mezcla sindicalizado y no sindicalizado, asalariado y por hora, dentro y fuera de la FMLA, esa es la frase que atrapa un plan cuya letra chica termina pagando solo al tramo exento. La política debe estar vigente antes de que se tome la licencia, y para cualquier empleado calificado fuera del Título I de la FMLA, el lenguaje de no interferencia debe estar en la política y seguirse en la práctica.

La licencia pagada a nivel estatal o local se sienta al lado de la política federal; nunca la sustituye. Cualquier parte de la licencia que el empleador no financió (porque la pagó un fondo estatal, o porque la ley estatal exigió esa licencia) se excluye al evaluar si la política propia del empleador cumple de manera independiente la prueba del 50%, así que una empresa que supone que un programa estatal cubre el piso de tasa sin ajustar su propia política queda igualmente fuera del crédito.

El alcance del crédito por empleado está topado en una docena de semanas de licencia en un mismo año fiscal. El IRS lo dice directamente: la licencia familiar y médica que puede tomarse en cuenta respecto a cualquier empleado calificado en cualquier año fiscal no puede superar las 12 semanas.^[5] Es un tope de crédito, no un tope de beneficios: una política puede ofrecer una licencia más generosa, pero solo los salarios atados a las primeras 12 semanas de licencia calificada por empleado y por año fluyen al Formulario 8994.

Salen a flote dos puntos relacionados. Un empleado de tiempo parcial es aquel que normalmente trabaja menos de 30 horas por semana.^[8] La política debe por tanto ofrecer al trabajador de tiempo parcial una cantidad proporcional de licencia en vez de un fijo de dos semanas. Y las vacaciones pagadas, el tiempo personal o la licencia por enfermedad común no son licencia familiar y médica para la Sección 45S: el IRS exige que la licencia esté específicamente designada para un propósito de la FMLA, así que un bolsillo de PTO general que termina usándose por el nacimiento de un hijo nunca fluye al crédito.

El cambio de portada: la Sección 45S ya no es temporal. El IRS confirma que los Working Families Tax Cuts amplían de manera permanente el crédito tributario del empleador por licencia familiar y médica pagada, dando a los negocios, en particular a los pequeños, mayores incentivos para ofrecer hasta 12 semanas de licencia pagada.^[9] OBBBA puso fin al patrón de vencimiento que había dejado al crédito caer y resucitar en ciclos anteriores, así que por primera vez un empleador en Miami puede diseñar una política de licencia pagada alrededor de un crédito federal permanente en lugar de una ventana.

La expansión práctica pesa tanto como la permanencia. El IRS describe ahora una regla de elegibilidad ampliada: los empleadores pueden reclamar el crédito respecto a empleados con seis meses de servicio y respecto a empleados de tiempo parcial que normalmente trabajan 20 horas o más por semana. Una regla de cobertura ampliada permite al empleador reclamar el crédito por las primas de seguro pagadas para proveer licencia, no solo por los salarios pagados durante la licencia. Una regla aparte sobre mandatos estatales y locales permite al empleador contar la licencia estatal exigida para la elegibilidad, aunque no para el cálculo del crédito en sí. Y a partir del año fiscal 2026, los empleadores pueden reclamar el crédito por las primas pagadas por pólizas de seguro de PFML, además de los salarios pagados durante la licencia de PFML.^[10] Para un pequeño negocio que ya le paga a una aseguradora por una póliza de discapacidad a corto plazo o de PFML, esa es una nueva vía al crédito que no existía un año antes. Un mapa más amplio de las disposiciones de la Ley está dentro de soluciones de asesoría.

Se repiten tres modos de falla. El primero es una política adoptada después del hecho: un empleador paga a un empleado durante la licencia, se entera de la Sección 45S meses más tarde e intenta rellenar una política escrita para el año anterior. El IRS exige que la política escrita esté vigente antes de la licencia por la que se reclama el crédito, así que esos salarios ya quedaron fuera. El segundo es una exclusión de clasificación que el empleador no notó: un manual de beneficios que calla a los empleados sindicalizados, o que limita la licencia pagada al personal asalariado, rompe la regla de no exclusión y saca el crédito de la mesa para todos los empleados cubiertos por esa política. El tercero es apilar licencia estatal: un empleador trata un fondo estatal que paga 50% como si cumpliera la prueba federal de tasa y corre su propia política a una tasa inferior, y el IRS lo lee como un incumplimiento independiente del requisito de 50%.

La razón por la que el costo va más allá del propio crédito es que la Sección 45S interactúa con la deducción por salarios. El IRS indica al empleador que debe reducir su deducción por sueldos y salarios por el monto que aparece en la línea 1 del formulario.^[1] Un crédito que luego se niega deja por tanto la deducción sin reducir, lo que empuja a una declaración enmendada. Y los salarios usados para calcular el crédito de investigación tampoco pueden contarse aquí, así que un empleador que lleva un reclamo de I+D para un cliente de asesoría tributaria para servicios profesionales necesita apilar los dos créditos bien antes de que cualquiera de las dos declaraciones entre.

Para un empleador en Miami o en cualquier otra parte de Florida, el tablero está inusualmente abierto. Florida no tiene un fondo estatal de licencia familiar y médica pagada, así que la trampa de licencia estatal que complica el crédito para empleadores en California o Nueva York apenas roza la nómina en Florida. Un empleador en Florida que paga a un trabajador durante una licencia parental o de cuidado, mantiene esa licencia específicamente designada para un propósito de la FMLA y la documenta en una política escrita con lenguaje de no interferencia tiene un camino limpio al crédito por cada hora calificada.

Las industrias donde esto más importa, por nuestra experiencia, son la hostelería y el servicio de alimentos, la construcción, los servicios personales y los despachos profesionales con poco respaldo de banca. En cada una, una sola licencia planificada para un empleado clave es una línea de costo de seis cifras, y el crédito Sección 45S es el único mecanismo federal que recupera parte de ese costo. Los operadores de restaurantes en particular pueden sentar este crédito junto al crédito FICA de propinas para una posición apilada en 2026; vea el explicativo del crédito FICA de propinas Sección 45B y asesoría tributaria para restaurantes para cómo se combinan.