ITIN vs SSN vs EIN: ¿cuál número de identificación necesita?

Los tres son identificadores federales de 9 dígitos, y por eso muchos lectores asumen que son intercambiables. No lo son. Los emiten agencias distintas, cubren sujetos distintos y otorgan derechos distintos.

El SSN lo emite la Administración del Seguro Social para un ciudadano estadounidense o un no ciudadano con autorización de trabajo en Estados Unidos. El ITIN lo emite el IRS para una persona con un propósito tributario federal que no es elegible para un SSN.^[1] El EIN lo emite el IRS para una entidad comercial con fines de presentación y reporte tributario.^[10]

Dicho en términos simples: tanto el SSN como el ITIN identifican a un ser humano ante el sistema tributario, pero solo el SSN viene con autorización de trabajo. El EIN identifica a la entidad, nunca al dueño. Esa diferencia es la que decide qué número necesita realmente un declarante en Miami, y es donde suele comenzar la confusión en nuestra oficina. Si aún está evaluando si formar una entidad en Florida, nuestra formación de empresas recorre ese paso primero.

El SSN es del individuo y proviene de la Administración del Seguro Social, no del IRS. Es el número que cada ciudadano estadounidense y cada no ciudadano con autorización de trabajo usa para presentar su declaración personal, para recibir pago como empleado y para acumular créditos futuros del Seguro Social.

El IRS es explícito: un extranjero no residente con una visa de trabajo en Estados Unidos califica para un SSN y por lo tanto no usa la vía del ITIN.^[5] Lo mismo ocurre con un residente permanente legal (green card) y con cualquier otra persona elegible para un SSN.^[5] Esa regla importa porque en el sur de Florida es común que un titular de visa intente solicitar un ITIN cuando debería estar solicitando el SSN ante la SSA. La elección incorrecta desperdicia la ventana para declarar y suele terminar en un paquete rechazado.

El IRS enuncia la regla de elegibilidad en una sola oración: "You need an ITIN if you have a federal tax purpose and you're not eligible for an SSN."^[3] Un propósito tributario federal incluye estar legalmente obligado a presentar una declaración de renta federal, querer reclamar un reembolso o un beneficio tributario permitido al presentar, poder ser reclamado como cónyuge o dependiente para un beneficio tributario permitido, o tener que proporcionar un número de identificación tributaria por otra razón federal.^[3]

La segunda mitad de la regla se debe leer con atención. Cualquier persona elegible para un SSN queda fuera del programa ITIN.^[5] Un extranjero residente, un extranjero no residente, o su cónyuge o dependiente pueden solicitar un ITIN "regardless of immigration status", que es la oración que más necesitan ver en una página del IRS los hogares en Miami preocupados por la exposición tributaria.^[4] Para la mecánica del paquete del ITIN, consulte cómo solicitar un ITIN en Miami; para la vía de verificación de identidad que permite conservar el pasaporte en casa, nuestros servicios de Agente Tramitador Certificado (CAA) cubren el camino en persona.

El EIN es un número tributario federal para el negocio, no para una persona. El IRS enumera los detonantes concretos: en general se necesita un EIN para contratar empleados, para operar una partnership o una corporación, para pagar impuestos sobre las ventas y sobre consumos específicos, para cambiar la estructura o la propiedad del negocio, o para administrar ciertos fideicomisos, planes de retiro y sucesiones.^[9]

La solicitud es a través del IRS Formulario SS-4, y una vez que se forma la entidad legal ante el estado, es la entidad la que solicita el EIN.^[10] El IRS también limita las solicitudes a una por parte responsable por día, lo cual es un límite diario y no un tope vitalicio: la misma persona puede ser la parte responsable en muchos EIN de muchas entidades, solo que no en el mismo día calendario.^[11] Un operador en Miami que abre varias LLC el mismo día debe planificar esas solicitudes de EIN a lo largo de días separados. Cuando la estructura aún está abierta, nuestros impuestos para LLC de propiedad extranjera arman la secuencia en el orden correcto.

Sí, con un matiz. La solicitud del EIN pide una parte responsable en control de la entidad, junto con el número del Seguro Social o el número de identificación tributaria individual (ITIN) de esa parte responsable.^[10] Un dueño extranjero que nunca ha tenido ninguno de los dos aún puede figurar como parte responsable, pero la herramienta en línea del IRS no procesará la solicitud: un solicitante cuyo principal lugar de negocios esté fuera de Estados Unidos es dirigido a solicitar por teléfono, fax o correo postal usando el Formulario SS-4.^[13] Solo una entidad gubernamental puede solicitar poniendo un EIN existente en el campo de la parte responsable.^[13]

La pregunta práctica de secuencia es si el número personal y el número de la entidad se pueden gestionar en paralelo. En la mayoría de los casos sí: la vía por fax del Formulario SS-4 acepta una parte responsable extranjera sin un ITIN vigente, mientras que la solicitud del ITIN bajo el Formulario W-7 viaja en su propio tiempo con la declaración personal que crea la necesidad. Este es el patrón alrededor del cual está construida nuestra página de servicios para entidades estadounidenses de propiedad extranjera.

En muchos casos, sí. Los dos números cubren presentaciones distintas. El EIN pertenece a la entidad y viaja con la declaración empresarial, con las declaraciones de nómina, con las presentaciones de impuestos sobre las ventas y consumos específicos, y con cualquier declaración informativa que emita la empresa.^[9] El ITIN pertenece al dueño y viaja con la declaración de renta personal que reporta el ingreso pass-through de una partnership o un LLC de un solo miembro, o la distribución de dividendos o ganancias de capital de una C corporation.

Un dueño extranjero de una LLC de Florida por lo tanto suele mantener ambos: un EIN sobre la entidad, obtenido por fax con el Formulario SS-4, y un ITIN sobre sí mismo, obtenido por correo postal o a través de un Agente Tramitador Certificador (CAA) con el Formulario W-7. Un dueño ciudadano estadounidense está en la misma posición estructural, excepto que el número personal es un SSN en lugar de un ITIN. Nuestra ayuda con la solicitud de ITIN atiende el lado personal de esa gestión.

No. El límite que el IRS traza es deliberadamente estrecho. Un ITIN se emite solo para fines tributarios federales, y no lo califica para beneficios del Seguro Social ni para el Crédito por Ingreso del Trabajo, no otorga ni cambia el estatus migratorio, no lo autoriza a trabajar legalmente en Estados Unidos, y no sirve como identificación fuera del sistema tributario federal.^[2] Eso significa que un ITIN no sustituye la autorización de trabajo, no sustituye una licencia estatal de conducir y no es un atajo para ningún beneficio ligado a la presencia legal.

La lectura más costosa de esta regla en nuestra oficina es tratar el ITIN como si fuera un permiso de trabajo y pagarle a esa persona como contratista de todos modos. Es un problema de nómina y de reporte informativo para el pagador que ninguna cantidad de papeleo del ITIN puede arreglar retroactivamente, por eso una gestión de ayuda con la solicitud de ITIN detiene ahí la conversación y dirige al trabajador a la vía correcta de inmigración o de la SSA.

El capítulo del ITIN se cierra. La regla del IRS es directa: "You can't have both an ITIN and an SSN."^[7] Una vez emitido el SSN, se deja de usar el ITIN y se usa el SSN en toda presentación tributaria federal en adelante.^[7]

El paso más fácil de saltar es avisarle al IRS. Si no notifica a la agencia, los registros tributarios bajo el ITIN retirado y bajo el nuevo SSN no se combinan automáticamente, y usted puede no recibir crédito por todos los salarios pagados y los impuestos retenidos, lo que puede reducir un reembolso.^[7] Esa única notificación protege el historial de ingresos y retenciones sobre el que se construye el resto de su vida como declarante. Para un hogar del sur de Florida que declaró durante años bajo un ITIN y luego recibió autorización de trabajo, esa es la última tarea del ITIN y la primera del SSN.

El SSN se solicita ante la Administración del Seguro Social, no ante el IRS, en el momento en que se emite la autorización de trabajo. No hay restricción de temporada de impuestos ni papeleo de ITIN de por medio.

Una solicitud de ITIN con el Formulario W-7 se presenta generalmente junto con la declaración federal que crea la necesidad, y el IRS pide esperar 7 semanas para un aviso, o de 9 a 11 semanas si el paquete llega entre el 15 de enero y el 30 de abril o desde el extranjero.^[6] Si los documentos originales enviados por correo no han regresado en 60 días, el IRS pide que se comuniquen en lugar de seguir esperando.^[6] El mismo Formulario W-7 sirve para renovar un ITIN que ya expiró.^[8]

Un EIN se solicita con el Formulario SS-4. Una parte responsable con base en Estados Unidos que use la herramienta en línea recibe el número al instante. Una parte responsable fuera de Estados Unidos, o un solicitante de ITIN cuyo número personal aún está en trámite, solicita por fax o por correo postal usando el mismo Formulario SS-4 y espera el tiempo publicado por el IRS.^[13]